La prima difficoltà in azienda: la comunicazione

Viviamo nell’epoca in cui la digitalizzazione e l’evolversi delle nuove tecnologie hanno innescato profondi cambiamenti nelle dinamiche aziendali: uno degli elementi che ne hanno maggiormente risentito è senza dubbio la comunicazione interna.

Per comunicazione interna si intende l’insieme delle relazioni che intercorrono fra i collaboratori e i gruppi in azienda e che riguardano lo scambio di informazioni fra i diversi comparti dell’azienda. In un contesto organizzativo d’impresa, il ruolo rivestito dalla comunicazione interna è strategico, perchè da essa dipende la buona riuscita e l’efficacia delle azioni intraprese e, dunque, il conseguimento degli obiettivi condivisi dal management. Sebbene la comunicazione sia fondamentale per l’impresa, molto spesso viene trascurata e non considerata con sufficiente consapevolezza, tanto da risultare carente. Ne consegue che ad essere messa a dura prova non è solo la stabilità del clima aziendale, ma anche la produttività delle risorse umane e, quindi, il fatturato.

Ma cosa accade quando la comunicazione è inadeguata e difficoltosa fra i collaboratori?

Gli impiegati sono frustrati, non lavorano in condizioni di benessere e serenità e, di consequenza, non raggiungono i risultati che ci si aspetterebbe da loro, con gravi ripercussioni sul fatturato dell’azienda.

In questo articolo analizzeremo le motivazioni alla base del fenomeno: al termine della lettura capirete quali sono gli aspetti da tenere in considerazione, per preservare l’integrità e l’efficacia della comunicazione nella vostra azienda.

Ma prima di passare in rassegna le cause di una cattiva comunicazione, è necessario capire quali sono le tipologie di comunicazioni più importanti in un contesto aziendale.

La comunicazione in azienda: quali sono le principali tipologie?

1) Comunicazione finalizzata a prendere decisioni.

I responsabili dell’azienda devono conoscere le mansioni di ogni collaboratore e membro del gruppo. Solo così disporranno di tutte le informazioni necessarie per prendere le giuste decisioni. Questo vale sia per chi ricopre ruoli apicali in azienda, che per chi si trova a coordinare gruppi di persone più piccoli o uffici.

2) Coordinazione tra gli uffici e i comparti dell’azienda

Nelle grandi imprese i diversi dipartimenti sono strettamente legati l’uno all’altro: le attività che vengono svolte in un reparto sono strettamente legate a quelle svolte dall’altro dipartimento. Quindi è evidente che la comunicazione fra questi reparti debba essere superefficiente, per poter consentire un lavoro singergico e un clima di collaborazione.

3) Lavoro di squadra

Le aziende di piccole e medie dimensioni, meno strutturate rispetto a quelle più grandi, non prevedono comparti e quindi una comunicazione tra reparti differenti. Ma ciò di cui i collaboratori hanno bisogno è uno scambio di informazioni continuo e chiaro sulle attività che stanno svolgendo e una condivisione chiara dei propri ruoli e responsabilità. In questo modo, verrà salvaguardato il benessere dell’ambiente lavorativo e la cooperazione fra le diverse persone.

Mancanza di comunicazione: qual è la causa?

A volte può capitare che queste 3 forme di comunicazioni non si verifichino oppure avvengano ma non in maniera efficace e coerente.

Per farvi capire meglio di cosa sto parlando vi faccio qualche esempio.

Prendiamo il caso di un responsabile d’ufficio che trasmette un messaggio troppo breve e incompleto oppure utilizzino esclusivamente email per effettuare una comunicazione importante, come un cambio di ruolo. Come pensate che possano recepire le informazioni i collaboratori che fanno parte del suo gruppo? La risposta è in maniera frammentaria e scorretta: questo crea confusione e fraintedimenti e quindi difficoltà.

Altre volte può capitare che, pur capendo l’importanza di comunicare un’informazione, le persone non ne abbiano la capacità o la preparazione, perchè nessuno gli ha mostrato come comunicare in maniera efficace al proprio team di lavoro, per evitare di generare conflitti.

In tutti questi casi, la comunicazione aziendale rischia di essere carente e questo influisce negativamente sui risultati e sul benessere degli impiegati; una volta riconosciuto il problema, qualunque azienda dovrebbe cercare di migliorare la comunicazione interna.

Quanto abbiamo appena detto rivela le maggiori criticità quando le realtà aziendali attraversano momenti di difficoltà e di crisi. Cambiano i contesti, magari ci si trova di fronte a tagli del persone e quindi perdite di colleghi e, come se non bastasse, vengono a mancare i punti di riferimento sui quali poter contare. A volte basterebbe comunicare le situazioni, far partecipi i gruppi di lavoro di quanto sta accadendo. Ma la comunicazione viene spesso trascurata, con esiti deleteri per l’economia dell’organizzazione.

Ma come porre rimandio ad una comunicazione aziendale carente?

La soluzione è migliorare le relazioni fra i colleghi, per migliorare la comunicazione interna.

Per quanto sia importante separare la vita privata da quella professionale, è pur vero che migliorare le relazioni tra colleghi e capi dà i suoi frutti. Aumenta il grado di soddisfazione sul lavoro, migliora l’ambiente di lavoro e favorisce la comunicazione interna dell’impresa, che diventa più chiara

Organizzare attività che aiutino i colleghi a migliorare la loro relazione può essere uno dei migliori investimenti per il presente e per il futuro dell’azienda.

Ma esiste una figura che in azienda ha il compito di occuparsi di migliorare questi aspetti relazionali?

La risposta è SI’! Nei contesti più organizzati, questa funzione spetta all’HR Manager o Responsabile delle Risorse Umane, sotto la cui sfera di azione rientra il compito di garantire l’engagement, la possibilità dei collaboratori di esprimere i propri bisogni, l’allineamento dell’organizzazione alla strategia del business, per non parlare della gestione del cambiamento o dello sviluppo della cultura aziendale.

Nel mio lavoro di esperta nella gestione delle difficoltà spesso mi viene chiesto di affiancare le figure responsabili dell’organizzazione e della gestione delle risorse umane, per guidarle nel delicato processo di costruzione di una comunicazione interna efficace.

Nella maggior parte dei casi mi trovo in presenza di gruppi o comparti dell’azienda in situazioni di difficoltà, che non riescono a comunicare fra loro, sebbene non ci siano liti o scontri aperti frequenti e il clima sembri apparentemente sereno. In queste situazioni i problemi derivano da tensioni e malumori “sotterranei” al gruppo: molto spesso si tratta di cose “non dette” ma percepite chiaramente da tutti.

Ognuno si chiude in sè stesso, fa il proprio lavoro e stop!

A prevalere sono rancore, paura di essere prevaricato, invidie: ma tutte queste emozioni vengono espresse sottovoce, a volte anche alle spalle nei corridoi, ma non vengono mai manifestate apertamente. Questo crea una comunicazione difficoltosa e scarsa: chi ha le informazioni se le tiene strette anche se potrebbero essere utili per il gruppo e, in generale, le persone tendono a procedere da sole sulla base di ciò che reputano più giusto oppure ad allearsi con altri colleghi, creando dei sottogruppi dannosissimi per l’efficacia del macrogruppo.

Se riflettete con attenzione si tratta di dinaniche frequenti in tanti dei vostri contesti organizzativi: possono verificarsi tanto nelle imprese più piccole, quanto nelle aziende più grandi e articolate.

Il mio compito, come coach, è proprio quello di lavorare insieme ai gruppi di lavoro per far in modo che, migliorando la comunicazione interna, si possano ottenere risultati migliori a beneficio di tutta l’azienda e del benessere generale.

Ogni giorno metto al servizio delle aziende la mia competenza ed esperienza, per aiutare i singoli a canalizzare le proprie emozioni e sviluppare le proprie abilità personali, per far funzionare al meglio l’intero gruppo.

Se anche nella tua azienda agiscono queste dinamiche e desideri capire come migliorare la comunicazione all’interno del tuo gruppo di lavoro, contattami! Sarò felici di illustrarti le metodologiche che applico quotidianamente per risolvere conflitti e gestire le relazioni nei contesti organizzativi.

Contattami scrivendo a COACHICFACCREDITATA@GMAIL.COM per un percorso di sessioni di coaching.